І. Загальні положення
1. Цей Порядок регламентує питання організації та проведення особистого прийому громадян, у тому числі особистого прийому громадян головою, першим заступником, заступником голови, заступником голови – керівником апарату обласної державної адміністрації (далі – облдержадміністрація).
2. Посадові особи, що здійснюють прийом громадян, керуються Конституцією України, Законом України „Про звернення громадян“, Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування“, іншими нормативно-правовими актами України, а також цим Порядком.
3. Особистий прийом громадян проводиться з метою реалізації громадянами конституційного права на звернення та оперативного вирішення актуальних питань на основі якісного і своєчасного розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян.
ІІ. Організація і проведення особистого прийому громадян1. Особистий прийом громадян головою першим заступником, заступниками голови, заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації проводиться у приймальні громадян облдержадміністрації (м. Черкаси, бульвар Шевченка, 185, І поверх к. 146, 148) в установлені графіком дні та години, виїзні прийоми – у додатково визначених місцях.
2. Попередній запис на особистий прийом громадян до голови облдержадміністрації проводиться завідувачем сектору по роботі із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації (далі – сектор звернень громадян) із залученням керівників структурних підрозділів облдержадміністрації, але не пізніше, ніж за 3 робочі дні до проведення прийому. Як виняток, жителі віддалених регіонів області, попередньо можуть бути записані по телефону, або в день особистого прийому, не пізніше, ніж за годину до його початку, за умови надання необхідних для прийому документів.
3. Запис на особистий прийом громадян першим заступником, заступниками голови, заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації проводиться за день до початку особистого прийому, з 9 00 до 18 00, за телефоном: 37 60 01.
4. У разі перенесення особистого прийому голови, першого заступника, заступника голови, заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації з поважних причин (відрядження, відпустка, участь у загальнодержавних та обласних заходах, хвороба тощо) радником голови, помічником відповідного заступника голови облдержадміністрації або працівниками сектору звернень громадян, записаним громадянам повідомляється про дату проведення наступного особистого прийому громадян згідно з графіком.
5. На особистий прийом громадян до голови облдержадміністрації можуть бути записані лише ті громадяни, звернення яких у поточному році розглядалися на особистому прийомі першим заступником, заступником, або заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації відповідно до її напрямів діяльності та компетенції.
6. Повторний прийом громадян з питання, що вже розглядалося першим заступником, заступником голови, заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації проводиться після детального вивчення архівних документів із порушеного питання, з’ясування причин, що призвели до нього, за необхідності надаються громадянам детальні роз’яснення та можлива допомога.
7. На особистий прийом не записуються громадяни:
1) звернення яких на день прийому знаходяться на розгляді в облдержадміністрації;
2) які повторно звернулися з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті;
3) які звернулися щодо вирішення питань, що не належать до повноважень облдержадміністрації;
4) які визнані судом недієздатними;
5) звернення яких з приводу оскарження рішення були подані з порушенням термінів, визначених статтею 17 Закону України „Про звернення громадян“.
8. Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань.
9. Не допускаєься з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.
10. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом проводиться співбесіда, за результатами якої з’ясовується:
1) прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, статус громадянина, зміст питання, викладеного по суті в письмовій формі;
2) до кого із заступників голови облдержадміністрації громадянин звертався та яке прийнято рішення;
3) попередні звернення, матеріали щодо їх розгляду, висновки, довідки, відповіді на звернення.
11. Завідувач сектору по роботі із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації:
1) складає список громадян, які бажають потрапити на особистий прийом до голови облдержадміністрації та надає його відділу радників голови облдержадміністрації за день до дати прийому. Остаточний список записаних на особистий прийом надається у день прийому не пізніше, ніж за годину до його початку;
2) повідомляє по телефону, або письмово громадян, записаних на прийом, про день і час прийому;
3) забезпечує підбір матеріалів із питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі голови облдержадміністрації;
4) не пізніше, ніж за два дні до дати прийому, запрошує керівників структурних підрозділів облдержадміністрації, територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади в області для надання необхідних матеріалів щодо розгляду звернень громадян записаних на особистий прийом;
5) організовує проведення та бере участь у особистому прийомі громадян;
6) у день проведення особистого прийому громадян головою облдержадміністрації організовує роботу консультативного центру із залученням керівників структурних підрозділів облдержадміністрації, територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади в області, які надають необхідну допомогу у вирішенні питань громадянам, які не записані на особистий прийом.
12. Особистий прийом громадян проводиться в порядку черговості.
У першочерговому порядку здійснюється прийом таких категорій громадян:
1) жінок, яким присвоєно почесне звання України „Мати – героїня“;
2) інвалідів Великої Вітчизняної війни;
3) героїв Соціалістичної праці;
4) героїв Радянського Союзу;
5) героїв України.
13. Особистий прийом іноземних громадян та осіб без громадянства, які законно перебувають на території України, здійснюється на загальних підставах.
14. Під час особистого прийому громадян можуть бути присутні їхні представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами. Представник громадянина пред’являє довіреність, оформлену відповідно до вимог чинного законодавства.
15. У випадку, коли порушене громадянином питання не вимагає додаткової перевірки, відповідь на звернення (у разі його згоди) може бути надано усно під час особистого прийому про що обов’язково вноситься відповідний запис до картки особистого прийому.
16. Якщо вирішити порушене питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається у тому ж самому порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянинові на його бажання надається усна або письмова відповідь.
17. Відповідні консультації з порушених громадянами питань надаються також працівниками сектору звернень громадян.
18. Усі звернення громадян (усні чи письмові), що надійшли під час особистого прийому, реєструються у секторі звернень громадян відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади, місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах,
в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України
від 14 квітня 1997 року № 348 із змінами та надсилаються згідно з вимогами чинного законодавства на розгляд до виконавців.
ІІІ. Особливості проведення виїзного особистого прийому громадян
1. Проведення виїзного особистого прийому громадян головою, першим заступником, заступником голови, заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації у районах області здійснюється 2 рази на місяць, згідно з графіком, який затверджується щомісячно.
2. Після затвердження головою облдержадміністрації зазначеного графіка інформація про місце і час проведення виїзного прийому громадян надається сектором звернень громадян не пізніше, ніж за п’ять днів до його проведення, районним державним адміністраціям (далі – райдержадміністрація), виконавчим комітетам міських рад міст обласного значення (далі – міськвиконком) для оприлюднення.
3. Попередній запис на виїзний особистий прийом громадян проводиться відповідальними працівниками райдержадміністрацій, міськвиконкомів не пізніше, ніж за день до його проведення.
4. До 13.00 дня, що передує виїзному особистому прийому громадян, до сектору звернень громадян передається список громадян, які записалися на особистий прийом, або інформація про відсутність запису.
5. На другий день після проведення виїзного особистого прийому громадян помічники голови, першого заступника, заступника голови, заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації передають до сектору звернень громадян реєстраційно-контрольні картки для подальшого їх опрацювання.
6. Організацію і проведення особистого прийому громадян головою, першим заступником, заступником голови, заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації, у тому числі попередній запис громадян, забезпечують голови райдержадміністрацій.
7. Графіки виїзних особистих прийомів громадян керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації затверджуються головою облдержадміністрації не пізніше 25 числа місяця, що передує місяцю прийому, оприлюднюються керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації на офіційних веб-сайтах, інформаційних стендах та надсилаються райдержадміністраціям і міськвиконкомам.
9. До 22 числа, місяця, що передує місяцю прийому, керівники структурних підрозділів облдержадміністрації надають сектору звернень громадян пропозиції про час і місце проведення ними виїзного особистого прийому громадян.
10. Узагальнена інформація, підготовлена за наслідками аналізу звернень громадян, поданих на особистому прийомі, включається до відповідних аналітичних довідок.